9 Püf Noktası: Küçük Takımlar İçin Proje Yönetimi

Küçük takımların hareket alanı daha dar olduğundan proje yönetiminde zorluk çekebilmektedirler. Bu yazımızda proje yönetimi nedir, küçük takımlar daha etkili bir proje yönetimi için ne yapabilir, PeerBie gibi proje yönetim yazılımları nu sürece nasıl katkıda bulunur bunlardan bahsedeceğiz.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, proje yöneticisi tarafından bir projenin nasıl ve ne şekilde yürütüleceği, ne zaman teslim edileceği ve bütçesi gibi konulara dair hazırlanan bir haritadır. Bu harita, projenin ne zaman gerçekleşeceği ve ne tür durumlarla karşılaşılacağına dair öngörüleri içermekte ve proje uygulayıcılarına bu yönde rehberlik etmeyi amaçlamaktadır.

Özellikle küçük ekipler için proje planının hazırlanması kadar proje uygulaması da önemlidir. İyi bir plana sahip olmak, uygulanmıyorsa veya uygulanamıyorsa pek önemli değildir.

Proje Yöneticisi Ne Yapar?

Proje yöneticileri genel olarak bir organizasyonun projelerini planlamak, düzenlemek ve yönlendirmekten ve bu projelerin zamanında, bütçede ve kapsam dahilinde olmasını sağlamaktan sorumludur.

Proje yöneticileri, projelerin başlangıcından bitişine kadar p tüm adımlarını takip etmek, bir organizasyonun gidişatını şekillendirmek, kaynakları doğru kullanma ve gereksiz maliyetlerden kaçınmak, proje verimliliğini en üst düzeye çıkarmak ve geliri artırmak gibi konulardan sorumludur.

İş Yükü

Proje Yönetimi Küçük Ekipler İçin Neden Önemlidir?

Bir organizasyonu büyütmek için birçok işin disiplinli bir şekilde bitirilmesi gerekir. Yapılması gerekenleri zamanında yerine getirmek küçük bir ekiple bazen zor olabilir. Eldeki kaynakları boşa harcamayı bırakarak organizasyona uygun bir strateji geliştirmeli ve proje yönetimine uygulanmalıdır.

Proje yönetimi özellikle küçük işletmeler/ekipler için oldukça önemlidir. Doğru bir planla projeleri zamanında ve eksiksiz bir şekilde teslim etmek mümkün.

Görevlerin ve projelerin zamanında, eksiksiz ve bütçeyi aşmamış bir şekilde teslimi için öncelikle uygun bir plana ihtiyaç vardır. Bu plan zamanınızı nasıl kullanmanız gerektiğini, kaynaklarınızı nasıl ve nerelerde kullanırsanız etkili olabileceğini göstererek sizi zaman ve gereksiz, ek maliyetlere uğramaktan korur. Ekibinizin hedefini kaybetmemesi ya da bocalamaması, finansal kaynakların doğru kullanımı, başarıların ve başarısızlıkların ölçümü doğru bir proje yönetim planına bağlıdır.

Küçük Ekipler İçin 9 İpucu

Sağlıklı bir proje yönetim süreci için bazı olmazsa olmazlar vardır. Küçük ekipler proje yönetirken ellerindeki kaynakların verimliliğini arttırarak başarılı bir elde etmeye çalışmalıdır. Bu süreçte küçük ekiplerin proje yönetimine yardımcı olacak bazı ipuçları:

1. Doğru Ekip

Proje yönetiminde en önemli unsurlardan biri, projeyi omuzlarında taşıyacak olan ekip üyeleridir. Nitelikli ve proje için uygun adayların seçilmesi sürecin daha pürüzsüz ilerlemesini sağlar. Ekip üyelerinin birbirleri ile olan iletişimi de oldukça önemlidir çünkü projenin ilerlemesi kurulan sağlıklı iletişime de bağlıdır.

Proje liderliği de doğru bir ekip için gereklidir. Bir proje lideri demokratik liderlik sergileyerek ekip üyelerinin verimliliğini ve proje başarısını arttırabilir. Gallup’un  yaptığı bir çalışamaya göre ekip üyelerini hedef belirleme sürecine dahil eden liderlerin takımları projeye 3.6 kat daha fazla bağlanıyorlar. Bu bağlılığın ve katılımın sonucunda başarılı bir projenin ortaya çıkması kaçınılmaz hale geliyor.

2. Sınırlılıkların Farkında Olmak

Küçük bir işletmeniz varsa daha fazla proje alarak kar elde almaya çalışmak başta mantıklı görünebilir ve iyi kazançlar da sağlayabilir fakat uzun vadede ağır sonuçları olacaktır. Ekibinizin sınırlılıklarını ve güçlü yönlerini bilmek avantaj sağlar.

Yeni proje alırken öncelikle ekibinizin durumunu kontrol etmelisiniz ve eğer proje alımında artırıma gidecekseniz de bunu yavaş yavaş yapmalısınız. Örneğin ekibiniz hali hazırda var olan projeleri yetiştirmekte güçlük çekiyorsa yeni projeler almak ekip üyelerini bir hayli zorlar ve kar etmek yerine zarar edebilirsiniz. Proje yönetim yazılımları bu gibi durumları analiz etmenizi ve doğru kararlar vermenizi sağlar. Örneğin PeerBie performans analizi imkanı sunar. Bir proje ne kadar süre içerisinde, kaç adımda bitmiş ve ekip üyelerinin kaç görev alarak projeyi bitirdiğini gösterir.

Başarılı bir çıktı elde etmek için iş yükünü çalışanlarınıza adil bir şekilde dağıtmalısınız. Birden artan projeler ekip üyelerinde strese neden olarak verimliliklerini düşürebileceği gibi çalışanlarınızda aşırı bir yorgunluğa da sebep olarak tükenmişlik sendromuna girmelerine sebep olabilir. Bunun sonucunda sadece mali olarak değil aynı zamanda nitelikli iş gücünüzü de kaybederek ciddi bir şekilde zarara uğramış olursunuz. PeerBie ile ekip üyelerinin iş yoğunluklarını takip ederek daha adil bir görev dağılımı yapabilirsiniz.

3. Beklentileri Belirlemek

Beklentiler projeye başlamadan önce değil, projenin planlanmasına başlanmadan önce belirlenmelidir. Projeye yön veren, proje süreçlerini belirleyen beklentilerdir. Nihayetinde de nasıl bir çıktı elde etmek istediğinizdir.

Proje planlanması sürecinin başında beklentileri belirlemek sürece rehberlik edecektir. Müşterilere, çalışanlara nasıl bir yol izleneceğine ve nasıl bir çıktının elde edileceğine dair bir fikir verir. Özellikle ekip üyelerinin beklentilerin ne olduğunu bilmesi projenin istenilen sona uygun bir şekilde yürütülmesini sağlar.

Proje Yöneticisi

4. Proje Sınırlarını Belirlemek

Bir projeye “bitti” denilebilmesi için bitmiş olmanın tanımının yapılmasıdır proje sınırlarını belirlemek. Hangi görevler yerine getirildiğinde ve nasıl bir çıktı elde edildiğinde proje tam olarak bitti sayılır bunu baştan belirlemek ileride yaşanabilecek sorunların önüne geçmeyi kolaylaştırır.

5. Son Teslim Tarihini Belirlemek

Son teslim tarihini belirlemek elinizde ne kadar zaman olduğunu net bir şekilde gösterir. Yapılacak iş ve eldeki zamanı bir araya getirerek kolayca bir plan yapabilirsiniz.

Son teslim tarihi belirlemek projenin ne zaman bitmesi gerektiğine dair kesin bir tarih belirler. Bu da eğer doğru bir plan ve planı uygulama stratejiniz varsa ekip üyelerinin sabırsızlıkla beklediği bir şey olur ve verimliliklerini arttırabilir. Teslim tarihine kadarki olan süreyi ve yapılması gereken görevleri belirli gruplara ayırmak, bu işler tamamlandığında ekibinize motivasyon da verir.

6. Riskleri Yönetmek

Riskler, beklenmedik bir şekilde ortaya çıkan ve proje planını, proje gidişatını olumsuz etkileyebilme potansiyeli olan durumlardır. Proje liderinin liderliği bu gibi durumlarla sınanır. Risklerle mücadele edebilmenin en iyi yolu proje başlamadan önce olası riskleri tanımak ve belirlemektir. Riskler tanımlandıktan sonra projeye etkileri açısından değerlendirilmeli ve aksiyon alınmalıdır. Bu durumda yapılabilecek iki şey vardır: riskleri azaltmak veya riskleri yönetmek.

Proje gidişatına bariz bir şekilde engel olabilecek durumların baştan belirlenmesi ve bunlardan kaçınacak şekilde proje planının hazırlanması veya değiştirilmesine risk azaltma denir. Risk yönetimi ise beklenmedik bir durumun aniden gerçekleşmesi sonrası riskin etkilerinin azaltılmaya çalışılmasıdır.

7. İletişim

İletişim, başarılı proje yönetiminin anahtarıdır. Proje süreçlerinin sorunsuz ilerleyebilmesi için hem müşterilerle hem de ekip üyeleri ile sürekli iletişim halinde kalmak daha hızlı yol almaya yardımcı olur. Süreç içerisinde sorunlarla karşılaşılabilir veya müşteriden gelen farklı talepler olabilir. Sorunsuz bir iletişimde bilgi eksikliği olmaz ve herkes neyin ne zaman yapılması gerektiğinin bilgisine sahipse proje daha hızlı sonuçlanır.

Proje Planı

8. Doğru Adımlar Belirlemek

Başarısız olan projelerin çoğunun başarısız olma nedeni projeyi yürütmek için doğru adımların belirlenmemesidir. Yanlış adımlar ve görevler belirlemek hem projenin ilerlemesine ket vurur hem de yeniden aynı şeyleri yapmak zorunda kalan takım üyeleri için bezdirici olarak verimliliği düşürür.

Yanlış adımlar belirlememek için öncelikle doğru bir şekilde gereksinim analizi yapmalı sonrasında ise görevlerin tamamlanıp tamamlanmadığına dair bir test sistemi kullanılmalıdır. PeerBie gibi proje yönetim yazılımları to-do list oluşturma, görev süresini saptama ve görevin tamamlanıp tamamlanmadığını gösterir. Bu süreçte PeerBie gibi proje yönetim yazılımı kullanmak, ortaya çıkabilecek bu gibi sorunları engelleyebilir.

9. Proje Yönetim Aracı Kullanmak

Teknoloji her alanda hayatımızı kolaylaştırabilirken işleri neden zor yoldan halledelim ki? PeerBie gibi bir proje yönetim aracı kullanmak işlerinizi oldukça kolaylaştırır. Öncelikle takımlar ve projeler oluşturarak ekip arkadaşlarınızı içeren bir proje alanı yaratabilirsiniz. Bu proje alanında kişisel ve ekip olarak to-do listler hazırlayabilir, görev atayabilir, ekip üyelerinin takvimlerini ve yoğunluklarını görebilirsiniz. PeerBie’nin sunduğu depolama alanı ile projeye dair tüm bilgi ve belgelerinizi tek bir yerde depolayabilir ve ekip arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. PeerBie sunduğu mesajlaşma imkanı ile sizi gereksiz e-posta trafiğinden de kurtarır, ekibiniz ile grup kurarak daha hızlı ve kesintisiz bir iletişim içerisinde

Recent Articles

spot_img

Related Stories

Stay on op - Ge the daily news in your inbox